Extraway® Bridge è un modulo software la cui finalità è quella di gestire il processo di conservazione digitale dei documenti, in particolare il processo di conservazione sostitutiva.

Il software è facilmente interfacciabile con tutti i sistemi di protocollo informatico e gestione documentale tramite un connettore SQL via JDBC ed inoltre consente l’invio in conservazione di documenti che non sono gestiti da un sistema di gestione documentale ma che risiedono sul file system o su supporto ottico dell’utente, si pensi ad esempio ai mandati di pagamento, ai PUC, ecc.. Il software è stato progettato non solo per essere indipendente dalla sorgente dati ma anche dal modulo esterno di conservazione.

Extraway® Bridge è la soluzione software per supportare il processo di conservazione a lungo termine delle risorse digitali: un sistema di conservazione a norma garantisce la validità legale, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e delle loro informazioni identificative, e la conservazione nel tempo dei documenti digitali, tramite un processo di gestione articolato in fasi definite (acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, pianificazione della conservazione).
Permette di gestire la fase del versamento delle unità documentarie, dall’ambiente di produzione originario al sistema di conservazione a norma utilizzato: consente infatti la trasmissione dei documenti e dei loro metadati, e la verifica dei versamenti effettuati.

Il software è stato sviluppato in accordo con la Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004; con il Codice dell’Amministrazione Digitale e con lo standard ISO 14721- OAIS (Open Archival Information System).

Extraway® Bridge è un “ponte” che collega tramite specifici connettori qualsiasi sistema di gestione documentale con qualsiasi sistema di conservazione a norma: il software è stato progettato per essere indipendente non solo dalla sorgente dei dati (basata su xml o su database relazionali), ma anche dal modulo esterno di conservazione. Possono essere utilizzate e gestite contemporaneamente più sorgenti documentali e più sistemi diconservazione.

Extraway® Bridge assiste il Responsabile del Processo nell’organizzazione e definizione della periodicità dei trasferimenti delle unità documentarie in conservazione: in particolar modo è possibile inviare in maniera automatica i documenti in conservazione, tramite la definizione di tipologie documentali (ovvero di documenti omogenei fra loro, appartenenti alla medesima serie documentale) e di determinate scadenze temporali per gli invii.

Un agente software effettua la ricerca su ogni singola tipologia documentale inserita, analizza i documenti in base ai parametri immessi per selezionare quelli da inviare, e procede poi con l’invio automatico in conservazione, il cui avanzamento può essere controllato in ogni fase dal Responsabile della Conservazione. Oltre alla possibilità di inviare i documenti in automatico, è possibile visualizzare i volumi predisposti per l’invio in conservazione tramite le apposite vaschette, contenenti i documenti in scadenza/scaduti, ricercati e selezionati in automatico dall’agente software, il quale può essere configurato per inviare via e-mail al Responsabile della Conservazione i report riepilogativi generati in seguito ad ogni invio in conservazione. Allo stesso tempo, è possibile ricercare, scegliere e inviare manualmente in conservazione i documenti, a prescindere dalla loro scadenza. In fase di versamento ogni unità documentaria inviata al sistema di conservazione viene descritta in un file Xml, che contiene una serie di metadati identificativi e descrittivi del documento e del suo contesto.

Extraway® Bridge assicura l’identificazione certa del soggetto produttore dei documenti e permette la loro conservazione in archivi diversi suddivisi in base allo stesso; garantisce l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e ne permette la ricerca, la visualizzazione e l’accesso, richiamandoli, tramite una semplice interfaccia grafica, direttamente dal sistema di gestione documentale sorgente. Permette inoltre la configurazione di ruoli differenti per gli utenti del sistema, con diritti diversi per la visualizzazione, la consultazione dei documenti e per la gestione degli invii in conservazione.

Extraway® Bridge crea report dettagliati per ogni invio in conservazione effettuato permettendo un rapido controllo sugli esiti dei versamenti. Su ogni singolo documento viene visualizzato lo stato del versamento e vengono evidenziati, se presenti, i problemi che hanno impedito di portare a termine l’invio in conservazione del documento. I report vengono aggiornati in base agli esiti dei successivi invii in conservazione, permettendo così di monitorare costantemente la risoluzione degli errori degli invii.

L’applicativo è totalmente integrato con il prodotto di gestione documentale Docway® e con tutta la piattaforma documentale Extraway®. Sono inoltre già disponibili connettori per i Sistemi di Protocollo Informatico e di gestione di atti e delibere maggiormente utilizzati da Enti pubblici e privati.

Sono già integrati i servizi di conservazione UniStorage® di Unimatica, LegalDoc® di Infocert e SACER®, il servizio di conservazione del Polo Archivistico Regionale dell’Emilia-Romagna (ParER).